Como Integrar Outlook con UvU CRM
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📧 Outlook Two-Way Sync: Sincroniza tus correos entre UvU CRM y Outlook
La función Email Two-Way Sync de UvU CRM te permite sincronizar correos electrónicos en ambas direcciones entre el CRM y tu cliente de correo Outlook.
Cada correo enviado, recibido o actualizado en una de las plataformas se sincroniza automáticamente con la otra, asegurando que toda la información relevante esté centralizada y accesible en todo momento.
Esta integración es ideal para equipos comerciales y de atención al cliente que necesitan mantener una trazabilidad completa de la comunicación con sus contactos sin duplicar tareas.
💡 ¿Qué es Outlook Two-Way Sync?
La sincronización bidireccional de Outlook permite a los usuarios conectar su cuenta de correo de Microsoft y mantener un flujo constante de información entre su bandeja de entrada y UvU CRM.
Con esta integración activa, los correos enviados desde el CRM aparecerán en tu bandeja de salida de Outlook, y los correos recibidos desde contactos existentes se registrarán automáticamente en el CRM, dentro de la pestaña Conversaciones del contacto correspondiente.
⚙️ Cómo conectar Outlook con UvU CRM
Sigue estos pasos para habilitar la sincronización:
Ingresa a tu subcuenta de UvU CRM.
Dirígete a Configuración → Mi Perfil.
Desplázate hacia abajo hasta la sección Email (2-Way Sync).
Selecciona Outlook como tu proveedor de correo y haz clic en Conectar.
Inicia sesión con tus credenciales de Outlook (correo y contraseña).
Acepta los permisos solicitados para permitir la sincronización.
Regresa a la misma sección para confirmar que tu cuenta esté conectada y activa.
🔄 Cómo funciona la sincronización bidireccional
Una vez activada, la sincronización de Outlook funciona de la siguiente forma:
1️⃣ Hilos iniciados desde el CRM
Cuando envías un correo desde UvU CRM, el sistema crea un hilo que se mantendrá sincronizado automáticamente con tu bandeja de Outlook.
Todos los mensajes de respuesta dentro de ese hilo se actualizarán en ambos lugares.
2️⃣ Correos recibidos desde Outlook
Si recibes un correo en Outlook de un contacto que ya existe en el CRM, este correo se reflejará automáticamente en el módulo de Conversaciones del CRM, junto con todas las respuestas siguientes.
3️⃣ Correos a nuevos contactos
Si envías un correo a un contacto que no existe aún en el CRM, no se sincroniza, sin embargo puedes agregar la dirección BCC del CRM en el campo “Cc” o “Bcc”.
Esto hará que:
Se cree un nuevo contacto en el CRM.
El correo quede registrado automáticamente en el CRM y en Outlook.
📌 Nota: Los correos entre usuarios del mismo subcuenta no se sincronizan, ya que pueden contener información interna o confidencial.
📎 Soporte de adjuntos y compatibilidad
Tamaño máximo de archivo: 3 MB.
Tipos de archivos compatibles:
JPG, JPEG, PNG, MP4, MPEG, ZIP, RAR, PDF, DOC, DOCX, TXT.Archivos mayores a 3 MB no serán sincronizados por limitaciones del servidor.
🧩 Funcionalidades adicionales
✉️ Actualizar cuenta de correo
Permite cambiar la cuenta de correo conectada por una nueva sin necesidad de desconectar la anterior.
Los nuevos correos salientes del CRM se sincronizarán con la nueva cuenta, mientras que los hilos de la anterior dejarán de hacerlo.
🔌 Desconectar correo
Puedes desconectar tu cuenta en cualquier momento para detener la sincronización.
Los correos previamente sincronizados se mantendrán en el CRM, pero los nuevos ya no se actualizarán en ninguna de las dos plataformas.
⚙️ Correos individuales, masivos y automatizados
La sincronización 2-Way funciona de forma diferente según el tipo de correo:
Tipo de correo Función Dominio de envío Sincronización Individual Enviado directamente desde Outlook o CRM. Usa tu correo personal de Outlook. ✅ Sí. Masivo (Bulk) Envíos a múltiples destinatarios desde subcuenta. Usa el proveedor configurado en la subcuenta. 🚫 No. Automatizado (Workflows) Correos enviados por campañas o flujos automáticos. Usa el proveedor del subcuenta. 🚫 No.
💡 Si el usuario coloca su correo personal en el campo “De (From)” de un envío masivo, ese correo será usado como dominio de remitente.
Si el campo está vacío o se usa un correo diferente, se aplicará el dominio del proveedor del subcuenta.
🔒 Privacidad y seguridad
Los correos entre usuarios internos del mismo subcuenta no se sincronizan para proteger la información interna.
Si tus credenciales de Outlook cambian, deberás reautenticar tu cuenta en el CRM para mantener la conexión segura.
El sistema usa autenticación OAuth 2.0 para garantizar un intercambio de datos seguro.
🚀 Beneficios de Outlook Two-Way Sync
🔁 Sincronización automática en ambas direcciones.
💬 Comunicación unificada entre CRM y Outlook.
📂 Registro automático de correos y contactos.
⚡ Ahorro de tiempo y reducción de tareas manuales.
🔒 Seguridad garantizada con conexión autenticada.
✅ En resumen
Outlook Two-Way Sync te permite conectar tu correo corporativo con UvU CRM para lograr una comunicación fluida, rastreable y profesional.
Mantén todo tu historial de correos, contactos y conversaciones en un solo lugar y mejora la productividad de tu equipo con información siempre sincronizada.
📩 Activa Outlook Two-Way Sync en tu cuenta UvU CRM y lleva tu gestión de clientes al siguiente nivel.
